Conditions générales d'abonnement

Préambule

Le service Cercloo (ci-après « le Service ») est édité par ENIMAD SAS, société par actions simplifiée au capital de 3 000 euros, immatriculée au RCS de Montpellier sous le numéro 828 832 345, dont le siège social est situé 7 Grande Rue, 34920 Le Crès, représentée par son Président, M. Damien Guigue (ci-après « Enimad »).

Les présentes conditions générales (ci-après « les Conditions ») régissent l'accès au Service et son utilisation par tout club, réseau ou association professionnelle (ci-après « le Club ») qui crée un espace sur cercloo.club. Elles complètent les conditions générales de prestation de service d'Enimad, qui s'appliquent pour tout ce qu'elles ne traitent pas.

Article 1. Définitions

• Service : l'application Cercloo, accessible en ligne à l'adresse propre du Club (nom-du-club.cercloo.club), et les services qui l'accompagnent : hébergement, sauvegardes, mises à jour, support.
• Espace : l'instance du Service réservée à un Club, avec ses données.
• Bureau : les personnes désignées par le Club pour administrer son Espace. Le Bureau engage le Club.
• Membre actif : toute personne enregistrée dans l'Espace comme membre du Club et dont l'adhésion est en cours de validité à la date considérée. Les invités, les anciens membres et les contacts ne sont pas des Membres actifs.
• Cotisation : toute somme que le Club demande à ses membres en contrepartie de leur adhésion ou de leur appartenance au Club, sous quelque nom que ce soit (cotisation, adhésion, droit d'entrée, abonnement, frais de dossier). Elle compte que son paiement soit enregistré dans le Service ou qu'il ait lieu à l'extérieur (virement, chèque, espèces, plateforme tierce, comptabilité du Club). Ne sont pas des Cotisations : les remboursements de frais, les repas, rencontres ou événements facturés au cas par cas, les dons, et les sommes versées par des invités pour une rencontre ponctuelle.
• Formule : l'une des formules décrites à l'article 4.
• Option Site : le site vitrine du Club, décrit à l'article 8.
• API : l'interface de programmation publique de l'Espace, décrite à l'article 7.4.
• Période : le mois ou l'année de facturation, selon la périodicité choisie.

Article 2. Acceptation et opposabilité

Les Conditions sont acceptées par le Bureau lors de la création de l'Espace, puis lors de la souscription de la Formule Club, en cochant la case prévue à cet effet. Cette acceptation vaut pour le Club.

Les Conditions en vigueur sont consultables à tout moment sur cercloo.club. Enimad en conserve chaque version datée. En cas de modification, le Club est prévenu par courrier électronique au moins trente (30) jours avant l'entrée en vigueur ; s'il refuse les nouvelles Conditions, il peut résilier dans les conditions de l'article 6 sans frais, avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du Service après cette date vaut acceptation.

Article 3. Création de l'Espace et période d'essai

3.1 Création

L'Espace est créé par le Bureau depuis cercloo.club, après confirmation de l'adresse électronique du demandeur. Enimad se réserve le droit de refuser ou de fermer un Espace dont l'objet serait contraire à la loi, aux bonnes mœurs ou à la destination du Service (clubs d'affaires, réseaux d'entrepreneurs, associations professionnelles).

3.2 Les trente premiers jours

Pour tout Club qui ne relève pas d'une Formule gratuite, les trente (30) premiers jours suivant la création de l'Espace sont offerts, sans engagement et sans communication de moyen de paiement. Les fonctionnalités de la Formule Club sont disponibles pendant cette période.

À l'issue des trente jours, le Club choisit de souscrire la Formule Club (article 4.2) ou de ne pas poursuivre. En l'absence de souscription, l'Espace passe en lecture seule trente (30) jours après la fin de la période offerte, puis est supprimé dans les conditions de l'article 9.5. Le Bureau peut exporter ses données à tout moment avant la suppression.

Un Club ne bénéficie des trente jours offerts qu'une seule fois.

3.3 Déclaration du Bureau

À la création, le Bureau déclare si le Club remplit les conditions d'une Formule gratuite (article 4.1). Cette déclaration engage le Club. Enimad peut la vérifier à partir des données de l'Espace (nombre de Membres actifs, existence d'une Cotisation, quel que soit le mode d'encaissement) et, si elle s'avère inexacte, appliquer la Formule Club à compter du constat, après en avoir informé le Bureau.

Article 4. Formules et prix

Les prix sont exprimés en euros hors taxes. La TVA au taux en vigueur s'y ajoute.

4.1 Formules gratuites

Le Service est gratuit, sans limitation de durée, dans deux cas :

1. le Club compte dix (10) Membres actifs au plus ;
2. le Club ne demande aucune Cotisation à ses membres, quel que soit leur nombre.

À la date de ces Conditions, un Club gratuit accède à l'ensemble des fonctionnalités du Service, avec le même hébergement, les mêmes sauvegardes, les mêmes mises à jour et le même accès à l'API que la Formule Club. Enimad peut proposer à l'avenir des fonctionnalités Premium, réservées à la Formule Club ou à une formule supérieure, sans retirer à un Club gratuit les fonctionnalités dont il disposait avant leur création (article 15). Le support d'un Club gratuit se fait par courrier électronique, sans délai de réponse garanti. L'Option Site ne lui est pas proposée.

4.2 Formule Club

La Formule Club s'applique à tout Club qui demande une Cotisation à ses membres, où que celle-ci soit encaissée ou enregistrée, et compte plus de dix Membres actifs. Le Club ne peut pas se placer en Formule gratuite en encaissant ses Cotisations hors du Service. Elle comprend l'ensemble des fonctionnalités du Service à l'exception, le cas échéant, de celles qu'Enimad réserve à une formule supérieure, l'application installable, l'hébergement en Europe, la maintenance, les mises à jour, les sauvegardes et le support décrits à l'article 7, pour jusqu'à cinquante (50) Membres actifs.

4.3 Au-delà de cinquante Membres actifs

Lorsque le Club dépasse cinquante Membres actifs, Enimad le lui signale et lui propose une formule adaptée. Rien n'est bloqué dans l'intervalle : l'Espace continue de fonctionner, et la Formule Club reste facturée jusqu'à l'accord sur la nouvelle formule.

4.4 Option Site

Le site vitrine du Club (article 8) est une option réservée à la Formule Club, à 29 € HT par mois ou 290 € HT par an payés d'avance. Elle se souscrit et se résilie indépendamment de la Formule Club, qu'elle ne peut pas précéder ni lui survivre : la fin de la Formule Club entraîne la fin de l'Option Site dans les conditions de l'article 8.3.

L'Option Site n'est pas encore ouverte à la souscription. Son ouverture est annoncée sur cercloo.club ; les conditions de l'article 8 s'appliquent à compter de cette date. En attendant, le Club publie ses données sur son propre site grâce à l'API (article 7.4).

4.5 Passage d'une Formule gratuite à la Formule Club

Le passage n'est pas automatique : c'est le Bureau qui active la Formule Club, depuis son Espace, avant d'avoir plus de dix Membres actifs. Tant que la Formule Club n'est pas activée, un Club qui demande une Cotisation ne peut pas enregistrer un onzième Membre actif : l'Espace l'invite à activer la formule, et l'ajout devient possible dès l'activation.

À l'activation, le Club bénéficie des trente (30) jours offerts de l'article 3.2 s'il n'en a pas déjà bénéficié, sans moyen de paiement à communiquer pendant cette période. La facturation de la Formule Club commence à l'issue de ces trente jours.

Un Club qui n'avait pas de Cotisation et qui en met une en place alors qu'il compte déjà plus de dix Membres actifs active la Formule Club au moment de cette mise en place. S'il ne l'a pas fait, Enimad peut l'appliquer dans les conditions de l'article 3.3.

Il n'y a pas de retour automatique en Formule gratuite. Une fois la Formule Club activée, elle s'applique jusqu'à sa résiliation par le Bureau (article 6.2), quel que soit ensuite le nombre de Membres actifs ou le maintien d'une Cotisation. Les Formules gratuites de l'article 4.1 ne s'appliquent qu'aux Clubs qui n'ont pas activé la Formule Club.

4.6 Révision des prix

Enimad peut réviser ses prix avec un préavis de soixante (60) jours notifié par courrier électronique. Le nouveau prix s'applique à la Période suivant la fin du préavis. Un Club en périodicité annuelle conserve son prix jusqu'à la date anniversaire suivante. Le Club qui refuse la révision peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

Article 5. Paiement

5.1 Moyens de paiement

Le paiement s'effectue, au choix du Bureau :

• par carte bancaire, en ligne, auprès du prestataire de paiement Stripe : le Bureau autorise le prélèvement de chaque Période sur la carte enregistrée, et Enimad ne conserve aucune donnée de carte ;
• par virement bancaire, pour la périodicité annuelle uniquement, sur le compte indiqué sur la facture, en rappelant son numéro : la facture est payable à réception, sans prélèvement automatique.

5.2 Factures

Une facture est émise à chaque échéance (prélèvement ou, pour le virement, envoi de la facture) et mise à disposition du Bureau dans son espace de facturation. Elle est réputée acceptée à défaut de contestation écrite dans les trente (30) jours de son émission.

5.3 Incident de paiement

En cas d'échec d'un prélèvement par carte, ou de facture réglée par virement et non reçue à l'échéance, Enimad en informe le Bureau. Pour la carte, le prélèvement est présenté à nouveau selon le calendrier du prestataire de paiement. Si le paiement n'est pas régularisé dans les quinze (15) jours suivant la date d'échéance, l'Espace passe en lecture seule jusqu'à régularisation. Si le paiement n'est pas régularisé dans les soixante (60) jours, Enimad peut résilier l'abonnement dans les conditions de l'article 6.3.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce, des pénalités de retard calculées au taux égal à trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros pour frais de recouvrement.

Article 6. Durée et résiliation

6.1 Durée

L'abonnement est sans engagement. Il est souscrit pour une Période et se renouvelle tacitement par Périodes de même durée, jusqu'à résiliation.

6.2 Résiliation par le Club

Le Bureau peut résilier à tout moment depuis son espace de facturation ou par courrier électronique. La résiliation prend effet à la fin de la Période en cours : le Club conserve l'accès au Service jusqu'à cette date. Les sommes déjà payées, y compris la Période annuelle en cours, ne sont pas remboursées au prorata.

6.3 Résiliation par Enimad

Enimad peut résilier l'abonnement :

• en cas de manquement du Club à l'une de ses obligations, non réparé dans les dix (10) jours ouvrés suivant une mise en demeure par courrier électronique ;
• en cas d'incident de paiement non régularisé dans les conditions de l'article 5.3 ;
• immédiatement, en cas d'usage du Service contraire à la loi ou portant atteinte à des tiers, à la sécurité du Service ou aux autres Clubs.

6.4 Arrêt du Service

Si Enimad décidait d'arrêter le Service, elle en informerait les Clubs au moins trois (3) mois à l'avance, rembourserait au prorata les Périodes payées d'avance et non consommées, et mettrait l'export de l'article 9.4 à disposition pendant toute cette durée.

6.5 Effets de la fin de l'abonnement

À la fin de l'abonnement, quelle qu'en soit la cause, l'Espace passe en lecture seule, l'export des données reste disponible dans les conditions de l'article 9.4, puis les données sont supprimées selon l'article 9.5. Un Club dont l'abonnement a pris fin reste libre de créer un nouvel Espace, sans bénéficier à nouveau des trente jours offerts.

Article 7. Ce que comprend le Service

7.1 Hébergement et exploitation

• Hébergement sur des serveurs situés dans l'Union européenne, chez un hébergeur professionnel.
• Sauvegarde quotidienne de l'Espace, conservée trente (30) jours, stockée hors du serveur de production.
• Mises à jour du Service, de sécurité et fonctionnelles, sans intervention du Club.
• Supervision continue de la disponibilité, avec alerte vers Enimad en cas d'incident.

7.2 Disponibilité

Enimad vise une disponibilité du Service de 99,5 % par mois, hors fenêtres de maintenance planifiées, annoncées au moins vingt-quatre (24) heures à l'avance et placées en dehors des heures ouvrées quand c'est possible. Cet objectif constitue une obligation de moyens.

7.3 Support

Le support est assuré par courrier électronique, les jours ouvrés, à l'adresse bonjour@cercloo.club. Pour un Club en Formule Club, Enimad répond dans les deux (2) jours ouvrés. Le support couvre l'utilisation du Service, les anomalies et les questions de facturation.

7.4 Interface de programmation (API)

Chaque Espace expose une API publique en lecture, ouverte à toutes les Formules, gratuites comprises : identité du Club, tarifs de cotisation, membres publiés, rencontres ouvertes. Elle permet au Club d'afficher ses données sur son propre site ou dans ses propres outils, sans passer par l'Option Site.

• L'accès se fait avec une clé générée par le Bureau depuis l'Espace. La clé est confidentielle ; le Bureau répond de son usage et peut la révoquer et la régénérer à tout moment.
• Le Bureau choisit ce qui est publié. Tout ce que l'API sert est réputé public par décision du Club, qui s'assure d'avoir recueilli les consentements nécessaires (article 10).
• L'API est fournie en l'état, dans la limite d'un usage raisonnable. Enimad peut limiter le nombre d'appels pour protéger le Service et fait évoluer l'API en préservant la compatibilité ; un changement incompatible est annoncé au moins trente (30) jours à l'avance.
• La documentation de l'API est publiée sur cercloo.club.

7.5 Ce qui n'est pas compris

Sont hors abonnement, et font l'objet d'un devis séparé au tarif Enimad en vigueur : les développements spécifiques, l'intégration de l'API dans le site ou les outils du Club, les imports de données complexes, la formation sur site, l'accompagnement à la mise en place au-delà de la documentation fournie, et la reprise d'un site vitrine rendu inutilisable par le Bureau au-delà d'une restauration (article 8.3).

Article 8. Option Site

L'Option Site est réservée aux Clubs en Formule Club. Elle n'est pas encore ouverte à la souscription (article 4.4) ; le présent article décrit ce qu'elle comprendra.

8.1 Contenu de l'option

L'Option Site comprend : l'installation d'un site vitrine à partir du gabarit Cercloo, sur un nom de domaine propre au Club ; la reprise automatique de l'identité du Club (nom, logo, couleurs, polices) depuis l'Espace ; l'ensemble des pages du gabarit (accueil, membres, rencontres, venir en invité, rejoindre le club, actualités, pages légales) alimentées par les données de l'Espace ; l'hébergement, le certificat de sécurité, les sauvegardes quotidiennes, les mises à jour mensuelles ; une remise au gabarit d'une page modifiée par le Bureau, une fois par trimestre ; les petites corrections (un lien, une image, un texte).

Le nom de domaine, s'il est acheté par Enimad pour le compte du Club, est refacturé au coût réel. Il reste la propriété du Club et lui est transféré à sa demande.

Le site porte la mention « Site du club propulsé par Cercloo » en pied de page.

8.2 Droits et responsabilités du Bureau

Le Bureau reçoit un accès administrateur au site et peut en modifier les pages. Il s'engage à ne pas installer d'extension, ne pas changer de thème et ne pas modifier les réglages de l'extension Cercloo. Ces actions ne sont pas bloquées techniquement ; les conséquences d'une telle intervention sont hors abonnement. Les couleurs, polices et logo se modifient dans l'Espace, non dans le site.

Enimad conserve un compte administrateur sur chaque site et figure comme contact technique du nom de domaine et du certificat.

8.3 Fin de l'option

Lorsque le Club résilie l'Option Site ou quitte le Service, Enimad lui remet sous quinze (15) jours l'export complet du site (fichiers et base de données, réinstallable chez tout hébergeur) et transfère le nom de domaine si elle l'avait acheté pour lui. Le site reste en ligne trente (30) jours après la demande, puis est supprimé avec ses sauvegardes.

Article 9. Données du Club et protection des données personnelles

9.1 Propriété

Les données saisies ou importées dans l'Espace (membres, invités, rencontres, recommandations, documents, contenus) sont et restent la propriété du Club. Enimad ne les utilise que pour fournir le Service.

9.2 Rôles au sens du RGPD

Pour les données personnelles de ses membres et invités, le Club est responsable du traitement : il décide de ce qu'il collecte, en informe les personnes et répond à leurs demandes. Enimad est sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 et n'agit que sur instruction du Club, les présentes Conditions valant instruction documentée.

Pour les données du Bureau nécessaires à la gestion de l'abonnement (identité, adresse électronique, facturation), Enimad est responsable du traitement.

9.3 Engagements d'Enimad comme sous-traitant

• Traiter les données uniquement pour fournir le Service. Elles sont hébergées dans l'Union européenne ; tout transfert hors de l'Union européenne, notamment par un sous-traitant ultérieur américain, n'a lieu qu'avec les garanties prévues par le RGPD (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types).
• Garantir la confidentialité des personnes autorisées à y accéder.
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées : accès authentifié, chiffrement des échanges, sauvegardes chiffrées, journalisation.
• Recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants, que le Club autorise par les présentes : l'hébergeur du Service (Union européenne), Stripe pour les paiements, SendGrid pour l'envoi des courriers électroniques du Service, et, lorsqu'il sera activé, Microsoft Clarity pour la mesure d'usage de l'Espace (article 9.5 bis). Tout nouveau sous-traitant ultérieur est annoncé au Club trente (30) jours à l'avance, avec faculté d'objection.
• Aider le Club à répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes, et à ses obligations en matière de sécurité et d'analyse d'impact.
• Notifier au Club toute violation de données personnelles dans les soixante-douze (72) heures suivant sa constatation.
• Supprimer ou restituer les données à la fin du Service, selon l'article 9.5.
• Mettre à disposition les informations nécessaires à la démonstration du respect de ces obligations.

9.4 Export

Le Bureau peut exporter à tout moment, depuis l'Espace, l'ensemble des données du Club dans un format structuré et lisible par machine (CSV ou JSON), et les documents dans leur format d'origine. Cet export reste disponible pendant toute la durée de conservation de l'article 9.5.

9.5 Conservation et suppression

À la fin de l'abonnement, l'Espace est conservé en lecture seule, avec l'export disponible, pendant quatre-vingt-dix (90) jours. Les données sont ensuite supprimées de la production, puis des sauvegardes à l'expiration de leur rétention de trente jours. Le Bureau peut demander une suppression anticipée par courrier électronique.

Enimad peut conserver des données d'usage agrégées et anonymisées, qui ne permettent d'identifier ni le Club ni ses membres, à des fins d'amélioration du Service.

9.5 bis Mesure d'usage de l'Espace

Enimad prévoit de mesurer l'usage de l'application pour en améliorer le fonctionnement (pages consultées, parcours, blocages), au moyen de l'outil Microsoft Clarity. Cette mesure n'est pas active à la date des présentes Conditions. Elle ne le sera qu'après information préalable des Clubs sur cercloo.club, et uniquement pour les membres qui l'auront acceptée par un choix exprès, retirable à tout moment, sans conséquence sur l'accès au Service.

Lorsqu'elle est active, les contenus saisis et les données des membres et invités (noms, coordonnées, photos, messages) sont masqués et ne sont pas transmis. Elle ne vise pas à identifier les personnes ni à les suivre hors de l'application.

9.6 Données traitées par Enimad pour son propre compte

Pour la création des Espaces, Enimad utilise le service Google reCAPTCHA afin de protéger le formulaire de création contre les envois automatisés ; ce service peut recevoir l'adresse IP et des informations sur le navigateur du demandeur, et est assuré par Google, avec les garanties de l'article 9.3 pour les transferts hors de l'Union européenne. Enimad pourra, après information préalable sur cercloo.club et avec le consentement des visiteurs, mesurer l'audience du site cercloo.club avec Google Analytics.

Les données du Bureau sont conservées pendant la durée de l'abonnement, puis pendant les durées de prescription légales pour ce qui concerne la facturation. Le Bureau dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, qu'il exerce à l'adresse bonjour@cercloo.club, et peut saisir la CNIL.

Article 10. Obligations du Club

Le Club s'engage à :

• fournir des informations exactes et les tenir à jour, en particulier la déclaration de l'article 3.3 et les coordonnées de facturation ;
• utiliser le Service conformément à sa destination et à la loi, et s'abstenir de toute tentative d'accès non autorisé, d'extraction automatisée ou d'atteinte à la sécurité ;
• informer ses membres et invités du traitement de leurs données et recueillir les consentements nécessaires, notamment pour la publication de leur photo ou de leurs coordonnées dans l'annuaire ou sur le site ;
• garder confidentiels les identifiants du Bureau et répondre de leur usage ;
• ne pas revendre, louer ou mettre le Service à disposition de tiers.

Article 11. Propriété intellectuelle

Le Service, son code, sa documentation, ses gabarits et sa marque sont la propriété d'Enimad. Les Conditions confèrent au Club un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l'abonnement. Les contenus, données et signes distinctifs du Club restent la propriété du Club, qui autorise Enimad à les reproduire dans la seule mesure nécessaire à la fourniture du Service. Enimad peut citer le nom du Club comme référence, sauf refus écrit du Bureau.

Article 12. Responsabilité

L'obligation d'Enimad est une obligation de moyens. Enimad s'engage à fournir le Service conformément aux règles de l'art. Sa responsabilité ne peut être engagée pour un dommage résultant d'informations erronées ou incomplètes fournies par le Club, d'un usage non conforme du Service, d'une intervention du Bureau sur le site vitrine, d'une indisponibilité du réseau Internet ou des services tiers (hébergeur, prestataire de paiement, envoi de courriers électroniques), ni pour un dommage indirect : perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de données reconstituables depuis l'export.

Si elle est établie, la responsabilité d'Enimad est limitée, toutes causes confondues, au montant hors taxes payé par le Club au titre des douze (12) mois précédant le fait générateur.

Article 13. Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations de l'autre dont elle a connaissance à l'occasion du Service et qui ne sont pas publiques. Enimad ne divulgue aucune information sur les données du Club ni sur son usage du Service. Cette obligation survit deux (2) ans à la fin de l'abonnement.

Article 14. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. La partie empêchée en informe l'autre dans les cinq (5) jours ouvrés. Si l'événement dure plus de trente (30) jours, chaque partie peut résilier sans indemnité, les Périodes payées d'avance et non consommées étant remboursées au prorata.

Article 15. Évolution du Service

Enimad fait évoluer le Service en continu. Elle peut ajouter, modifier ou retirer des fonctionnalités, à condition de ne pas réduire substantiellement ce que le Club a souscrit sans l'en informer au moins trente (30) jours à l'avance. Enimad peut réserver les nouvelles fonctionnalités à une formule payante ou Premium ; elle ne retire pas à un Club gratuit une fonctionnalité dont il disposait, sauf si elle l'arrête pour tous les Clubs. Le Club qui refuse une évolution substantielle peut résilier dans les conditions de l'article 6.2.

Article 16. Dispositions générales

Si une clause des Conditions est jugée nulle, les autres restent applicables. Le fait pour Enimad de ne pas se prévaloir d'une clause ne vaut pas renonciation. Les Conditions, la page Tarifs en vigueur à la souscription et les factures constituent l'intégralité de l'accord entre Enimad et le Club pour le Service ; en cas de contradiction, les Conditions prévalent.

Article 17. Droit applicable et litiges

Les Conditions sont régies par le droit français. Les parties recherchent une solution amiable à tout différend avant toute action. À défaut d'accord dans les trente (30) jours, le litige est porté devant les tribunaux compétents de Montpellier (34).